نموذج انذار موظف بسبب الغياب، من الوسائل المتبعة التي تتبعها بعض المؤسسات الحكومية من أجل تنبيه الموظف الكثير الغياب لدبها دون إنذار مسبق ودون إبلاغ للمدير، لما لذلك الأمر من أثر سلبي وكبير على المؤسسة، حيث يعتبر غياب الموظف العامل عن المؤسسة من الأمور التي تسبب تقصير في العمل، لذا إن استمرارية الموظف من ارتكاب ذات الشي أكثر من مرة وجب إرسال نموذج انذار موظف بسبب الغياب.
خطاب إنذار موظف بسبب الغياب
بعد أن يتم إبلاغ الموظف الكثير الغياب بشكل لفظي ومع استمرا تكرار الفعل كان لابد من إرسال نموذج رسمي عن طريق مدير الشركة أو من الشخص المسؤول عن الموارد البشرية، وهنالك العديد من الأسباب التي تستوجب من الشركة إنذار الموظف لها من بينها كثرة الغياب دون سابق إنذار:
- حيث يرسل نموذج انذار موظف بسبب الغياب بعد إبلاغه لعدة مرات بالأمر بشكل وديي.
- لا يعتبر النموذج الخطوة الأولى بل هنالك عدة خطوات قبلها.
- في حال لم يتم الالتزام بالإنذار الشفوي يتم إرسال نموذج له.
- على أن يكتب بيانات معينة في النموذج.
شاهد أيضا: نموذج رخصة قيادة تحميل مباشر
أهمية خطاب إنذار موظف بسبب الغياب
تكمن أهمية نموذج إنذار موظف بسبب الغياب بأهمية المؤسسة والشركة، فكلما كان الأمر يؤثر على مصلحة الشركة كان لابد من التنبيه والتحذير من ذلك:
- هنالك العديد من أنواع الخطابات التي تتعلق بالإنذار.
- قد يكون من بينها إنذار بالفصل من المؤسسة بسبب سوء التصرف.
- قد يكون إنذار بسبب التقصير في العمل حيث يقوم مدير الشركة بإرساله للموظف عندما يقوم الموظف بإهمال بعض الأعمال وهذا يصيب الشركة بالأذى.
- أيضا نموذج إنذار للغياب ويعتبر تحذير من مدير الشركة إلى الموظف وذلك بسبب غيابه المتكرر عن العمل بدون الرجوع لمدير الشركة
شاهد أيضا: نموذج تحليل سائل منوى سليم
طرق تقديم إنذار غياب موظف
لقد تعددت الطرق التي يمكن لمدير الشركة أو المسؤول العام الإبلاغ من خلالها، وذلك بناء على طبيعة العمل وسياسية الشركة، ومن خلال ما يلي نوضح أشهر الطرق لتقديم الإنذار للموظف وهي:
التسليم باليد
- حيث تعتبر هذه الطريقة من أفضل الطرق وذلك لضمان وصول الإنذار له.
- فيتم تسليم الموظف نسخته الورقية في حال تم تسليمها باليد.
- وتطبع منها أيضا نسخة أخرى.
- حيث يقوم موظف الموارد البشرية المعنيّ بمتابعة الموظفين بوضعها في ملف الموظف داخل الشركة.
التسليم عبر البريد الإلكتروني
- على أن يتم إرسال الإنذار براسة عبر الإيميل.
- تعتبر من أكثر الطرق رسمية.
- حيث يقوم المدير بإرسال إنذار الغياب ليس فقط للموظف المعني بل أيضا ترسل إلى موظف الموارد البشرية أيضًا ليكون على اطّلاع بأنّه تم اتخاذ الإجراء المناسب بحق الموظف المتغيب.
- يشترط أن تكون لغة الرسالة مهذبة.
- كما يجب انباع الأسلوب الرسمي في الحديث.
- البعد تماما عن اللغة الغير احترافية مثل: اللغة العامية أو استخدام الرموز التعبيرية الغاضبة أو الضاحكة.
- يجب أن يكون نص الرسالة واضحًا بعيدًا عن التشتيت أو الترميز.
- يفضل أيضا أن تكون الرسالة قصيرة.
- لابد من مراجعة الرسالة لضمان الأخطاء الإملائية والمطبعية.
- وفي حال كانت الرسالة باللغة الإنجليزية فعلى المدير تجنب أن تكون كل الحروف بالحجم الكبير.
التسليم بالبريد العادي
- يستخدم في حال كانت المسافة بين المرسل والمستقبل ليست بقريبة.
- لابد أن يكن المرسل على علم أن عامل الوقت ليس ضروري,
- كون أن الرسالة المرسلة بالبريد التقليدي تستغرق من ثلاثة أيام إلى أسبوع من تاريخ إلصاق الطوابع.
إرسال رسالة نصية
- تتميز بكونها أداة فعالة لاستخدامها في العمل.
- وسيلة سريعة للتواصل.
- حيث يتم قراءاتها من الموظف بطريقة أسرع من البريد الإلكتروني.
شاهد أيضا: نموذج تمديد الزيارة العائلية
شروط كتابة نموذج انذار موظف بسبب الغياب
هنالك مجموعة من المعايير والشروط المهمة من أجل كتابة نموذج إنذار موظف بسبب الغياب وهي على النحو التالي:
- لابد أن يلتزم المدير أو الجهة المرسلة للخطاب بتوجيه تحية طيبة إلى الموظف المعني.
- يتم كتابة النموذج بصيغة عربية فصحى وواضحة وأيضا لائقة ومهذبة.
- لا يمنع استخدام أسلوب حاد وتحذيري للإشارة على الأفعال السلبية والسلوكيات الخاطئة التي يرتكبها هذا الموظف في حق العمل.
- كما ويجب أيضا توضيح العقوبات القانونية الرسمية التي قد يتم اتخاذها ضد هذا الموظف بشكل رسمي.
- أيضا لابد من توضيح كافة الأخطاء الصادرة عن الموظف وحجم جسامتها.
- حيث يتم توضيح ذلك عن طريق كتابة فترة انقطاع العامل عن تأدية مهامه الوظيفية.
- كما ويوضح المهلة التي يجب خلالها تعديل مساره وسلوكه والالتفات إلى واجبات العمل المحتمة عليه.
- وفي الختام لابد من ذكر اسم الجهة الصادر عنها الخطاب، بالإضافة إلى كل من
- الاسم الكامل للموظف المقصر.
- أيضا تسميته الوظيفية.
- وتاريخ إصدار الخطاب.
- بالإضافة إلى تواريخ تنفيذ العقوبات الموضحة في الإنذار.
شاهد أيضا: نموذج عقد عمل بصيغة word لعام 2025
نصائح لكتابة إنذار غياب موظف
تتبع الشركات والمؤسسات نظام خاص بها في توجيه الرسائل للموظفين، ونوضح من هنا مجموعة من النصائح المهمة في ذلك وهي كما يلي:
- حيث تحدد الشركة سياسة ضرورة حضور الموظف مباشرة إلى الشركة.
- مع الوضع بعين الاعتبار مشكلاتِ الحضور المختلفة مثل الغياب المجدول والغياب غير المجدول والتأخير
- كما ويجب أيض توضيح في سياسة الحضور كافة الإجراءات التأديبية التي قد تستخدمها الشركة في حال تجاوز الموظف لهذه السياسة.
- كما ولا بد من التأكد من الحصول على توقيع الموظف لإقرار العمل وفق مقتضاها.
- يتم كتابة رسالة الإنذار من قبل المسؤول سواء أكان المدير أو موظف الموارد البشرية.
- على أن يكتب الإنذار بطريقة يخبر فيها الموظف بضرورة الالتزام بسياسة الحضور في الشركة.
- مع ضرورة البعد عن استخدام النبرة الحادة والنبرة الاستبدادية في الإنذار.
- وذلك لكونها تنعكس سلبًا على تلقي الموظف للرسالة وقد تحيد عن هدفها بتنبيه الموظف بضرورة الالتزام.
- يجب أن توضح الرسالة كافة المخالفات التي قام الموظف بارتكابها.
- مع ضرورة إرفاق تواريخ الغيابات وعددها الفعلي والتي ارتكبها الموظف دون إذن مقبول.
- حيث توضح الرسالة أيضا كافة العواقب الناجمة عن هذا السلوك والإجراءات التي ستتخذها الشركة وذلك بناء على ما هو معروف لدى الموظف.
- كما يجب أن تكون الرسالة إيجابية في أسلوب الطرح.
- لابد أن يوضح في ختام الخطاب توجيه للموظف نحو العودة إلى المسار الصحيح في العمل، والحرص على الحضور دائمًا.
شاهد أيضا:تحميل نموذج خطاب تعريف بالراتب للطباعة 1446
صيغة انذار موظف بسبب الغياب
يتم كتابة صيغة الخطاب التحذيري بشكل مفصل وفق ظروف العمل وقوانينه مع توضيح سبب الخطاب، وغالبا ما تكون الصيغة على النحو التالي:
إنه في تاريخ ……/……/…… الموافق ……
من إدارة شركة ….. إلى السيد الموظف …………(الاسم الرباعي للموظف) بقسم ……..
تحية طيبة وبعد………
في الآونة الأخيرة قد ظهر لنا التقصير الشديد والإهمال في القيام بالواجبات الوظيفية التي تحتمها عليك قوانين وبنود الشركة، حيث ظهر ذلك في الانقطاع عن العمل للفترة من ……/……/…… الي ……/……/…… دون إبداء أسباب صريحة وواضحة تستحق هذا التقصير.
حيث كان لهذا التقصير دور في تأخر إنجاز المهام الموكلة لكم، كما ولقد انعكس سلبا على أداء فريق عمل القسم كامل مما تسبب في الإضرار بمنظومة العمل كاملة.
لهذا السبب تتقدم إدارة الشركة بتوجيه إنذار شديد اللهجة يحث على سرعة التواصل مع إدارة الشركة وذلك من أجل توضيح أسباب التقصير كاملة، والسعي لحل المشاكل بأقصى سرعة.
وفي حال لم يردنا رد من جانبكم خلال الفترة من ……/……/…. إلى ……/……/…… ننذركم بقيام الشركة بالعقوبات القانونية تجاه هذا الأمر من فصل أو خصم.
شاهد أيضا: نموذج تقييم الموظفين جاهز للتحميل 2025
نموذج انذار موظف بسبب الغياب، وهو من النماذج الخاصة المتبعة في المؤسسات والشركات الحكومية والخاصة والمعتمدة على سياسة العمل المحددة في كل شركة، والتي يتم كتابتها بآلية وصيغة معينة كما هو موضح أعلاه.