اتخذت نظم المعلومات في حياتنا مكانةً مرموقة لما تشغله من حيزٍ كبير في الشركات والمؤسسات لأداء غالبية الوظائف المحوسبة، ولا بد من الإشارةِ إلى أن نظم المعلومات عبارة عن بيئة أو منظومة متكاملة تتألف من عناصر ثابتة لا بد من توافرها لضمان وفرة النظام المعلوماتي المتكامل؛ وهذه العناصر هي العمليات اليدوية وغير اليدوية وسجلات البيانات والأشخاص، وتؤدي مثل هذه الأنظمة دورًا في غاية الأهمية في معالجة البيانات التي تمثل المدخلات لتصبح معلومات ذات قيمة وبالتالي يتم إخراجها للمستخدم المستفيد منها، ويوصف بأنه سلسلة من العناصر المتداخلة فيما بينها وتكمل بعضها البعض لتؤدي وظيفة معينة وهي جمع البيانات وإخضاعها للمعالجة ثم تخزينها وتوزيعها للجهات المستفيدة منها، وتُدرج الكثير من الفروع تحت هذا البند وفقًا للوظيفة التي يؤديها النظام، ومنها: نظم المعلومات المحاسبية، نظم المعلومات الحاسوبية، نظم المعلومات الإدارية، إدارة قواعد البيانات، نظم المعلومات الجغرافية، نظم استرجاع المعلومات، نظم دعم اتخاذ القرار.
نظم المعلومات الإدارية
Management Information System, ويرمز لها اختصارًا بـ MIS، هو ذلك الفرع المنبثق عن نظم المعلومات ليجمع بكل كفاءة ما بين تقنية المعلومات والإدارة مع علوم الحاسبات، ويتسم هذا التخصص عن مختلف الأنظمة المعلوماتية بمجموعة من المميزات لاستخدامه الطرق التحليلية التي تيسر الأنشطة الاستراتيجية والتشغيلية، ويقصد به أكاديميًا بأنه دراسة أو علم تُعنى بكيفية استيعاب الأفراد والجماعات والمنظمات ودراستهم عن كثب؛ ليصار إلى تقييم الأداء وتصميم الأنظمة وتنفيذها وإدارتها والاعتماد عليها كليًا في توليد المعلومات، ويكمن السر خلف ما تقدّم كله هو رفع الكفاءة والفاعلية وتحسينها لأعلى المستويات بالاعتماد على اتخاذ القرارات الصائبة المستمدة من نظم دعم القرار، كما تتدخل النظم الخبيرة ونظم المعلومات التنفيذية أيضًا في ذلك.
اقرأ أيضًا: النظام الأوروبي لحماية البيانات العامة
وظائف نظم المعلومات الإدارية
تعتبر نظم المعلومات الإدارية فرعًا إداريًا عميق الهدف والمغزى كغيره من الأنظمة المعلوماتية، حيث يعود بالنفع والفائدة للشركات والمنظمات بعد استغلاله على أكمل وجه، ومن أهم وظائفه:
- استعراض المعلومات ذات العلاقة بالنشاط الحالي للمنشأة، وذلك بالاعتماد على معلومات ماضية وحاضرة.
- الدعم المباشر للتخطيط والإدارة ونشاطات المشروع.
- تقديم المعلومات القيّمة في الوقت المناسب بين يدي متخذ القرار بقصدِ المساعدة في اختيار القرار الأنسب بين مجموعة من القرارات المتوفرة.
- دعم المشاريع وبرامجها من خلال إدارتها.
- أداء وظيفة التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة في آنٍ واحد على مختلف نشاطات المنشأة.
- تسهيل استقدام المعلومات والحصول عليها.
- السهولة في معالجة قواعد البيانات الضخمة وجعلها متاحة للاستخدام في أي وقت.
- إمداد الإدارة الوسطى بالتقارير التاريخية والفورية عند الحاجة لذلك.
- استرجاع النتائج وتحديث المعلومات أولًا بأول كلما استدعت الحاجة.
- تحقيق التنسيق والتوافق بين الأهداف الفرعية للوحدات والأهداف الرئيسية التي وجدت من أجلها المنشأة.
- تحقيق التكاملية بين الأنظمة الفرعية في المنشأة والأنظمة الرئيسية لتصبح وحدة متكاملة فيما بينها.
تقارير نظم المعلومات الإدارية
تمد نظم المعلومات الإدارية يد العون لمختلف المستويات الإدارية في المنظمة من خلال تقديم مجموعة من التقارير تحتاج إليها لاتخاذ القرار المناسب، ومن أهم هذه التقارير:
- التقارير الدورية (Periodic Reports): تقوم الأنظمة الإدارية في استخراج هذا النوع من التقارير في فترة زمنية محددة؛ كأن تكون التقارير سنوية أو شهرية وغيرها، وتكمن الفائدة في مثل هذه التقارير في المساعدة بصنع القرار، ومن أكثر الأمثلة شيوعًا عليها التقارير الدورية الخاصة بإدارة المخزون مثلًا.
- التقارير الخاصة (Special Purpose Reports): يوصف هذا النوع من التقارير بأنه خاص نظرًا لاستخراجه وتقديمه في الحالات الطارئة وفقًا لحاجة المستخدم الصانع للقرار، أو من الممكن أن يكون أصلًا تقريرًا دوريًا وأصبح خاصًا بحكم استخراجه قبل الوقت المحدد له تحت الحاجة المُلحة لذلك.
معايير نظم المعلومات الإدارية
تتسم تقارير نظم المعلومات الإدارية بمجموعة من المعايير التي لا بد من توفرها للأخذ بهذه التقارير، ومن أهم هذه المعايير:
- الدقة: إذ يشترط توفر الصحة والدقة في المعلومات المُدرجة في التقارير.
- الحداثة: ويكون ذلك في تجديد المعلومات أولًا بأول لضمان تقديم تقرير ذو معلومات حديثة عند الحاجة إليه.
- التكامل: ويتمثل ذلك بوضع المعلومات الهامة وذات العلاقة بالشأن بين يدي متخذ القرار حين الحاجة إليها، ويشترط توافق المعلومات مع الغرض المراد اتخاذ القرار بشأنه.
- الإيجاز: لا تعتبر الإطالة والتفصيل في المعلومات دون الحاجة لذلك أمرًا مفيدًا، إذ أن تقديم معلومات تفي بالغرض وتلبي حاجة المستفيد منها أمرًا كافيًا.
- الارتباط والملائمة: يعتبر تحقق التوافق والملائمة بين المعلومات المقدمة في التقرير والاستفسار.
- توفر المعلومات، بأن تكون جاهزة للحصول عليها في حين الحاجة إليها فورًا.
مجالات عمل نظم المعلومات الإدارية
من الممكن لحملة شهادة البكالوريوس أو الشهادات العليا في تخصص نظم المعلومات الإدارية العمل في الوظائف التالية:
- تطوير وتسويق نظم المعلومات Development and Marketing of information Systems.
- إدارة البيانات Data Management.
- محلل نظم Systems Analyst.
- مطور أعمال Business Developer
- تشغيل أنظمة المعلومات Operation of information systems
- مدير مركز الحاسب Computer Center Manager
- دعم النظم والدعم الفني Support systems and technical support
- خدمات المستخدمين User Services
- إدارة وصيانة نظم المعلومات Management and maintenance of information systems
- اختبار ومراجعة أنظمة المعلومات Test and review the information systems
- إدارة وتطوير نظم الأعمال المعتمدة على التقنية Management and development of technology-based business systems
- نظم الجودة في أنظمة المعلومات Quality Systems in Information Systems
- إدارة الشبكات Network Management
اقرأ أيضًا: